home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / billing / billing.man < prev    next >
Text File  |  1986-11-12  |  4KB  |  89 lines
  1.  
  2.                       BILLING SYSTEM MANUAL
  3.  
  4. This time-billing system is a part of a planned professional 
  5. billing system for use in my consulting business.  I have 
  6. included a number of techniques generally in use in software 
  7. developed for clients.  The general approach is to design the 
  8. program system to minimize the knowledge required of the 
  9. operator.  The internal logic determines the appropriate action, 
  10. with approval from the operator where critical decisions are 
  11. involved.  The desired result is simple menus and simple data 
  12. screens.
  13.  
  14. The part of the system presented here provides for entry of task 
  15. items with the start and stop time.  The hours are computed for 
  16. the service.  A charge is computed if the item is indicated as a 
  17. charge item.  After entry, the items may be edited on a screen 
  18. similar to the "BROWSE" command.  BROWSE is not used because the 
  19. system is intended to be compiled with CLIPPER (tm).
  20.  
  21. Bills and/or account status reports can be produced for any 
  22. client or group of clients (sequentially by client number) for 
  23. any period between dates.  A status report with aging of client 
  24. accounts may be produced at any time.  Accounts over 60 days old 
  25. are displayed bright and flashing.  Charges may be posted to 
  26. accounts only once each month. (A better control over posting is 
  27. probably required for general use.)  
  28.  
  29. A data file for projects is included, and a projects selection 
  30. appears on the menu.  I haven't had a chance to hook this up yet.  
  31. Feel free to give it a try.  Also conspicuous by its absence is 
  32. a means of receiving payments and posting to client accounts.  
  33. Maybe next month.
  34.  
  35. If you have CLIPPER you may wish to compile the system.  The 
  36. COMPILE.BAT file may be used to create the object files.  Note 
  37. the use of *.clp files for some programs.  The HELP.PRG is usable 
  38. only with CLIPPER.  The file BILLING.LNK will create an 
  39. executable program.  Other compilers may have other requirements.  
  40. I don't know about dBase Runtime (my version is DEC's 1.1 which 
  41. doesn't include all the stuff in the IBM version).
  42.  
  43.  
  44.             OPERATIONS
  45.  
  46. To start the system enter [ do billing ] at the dot prompt.
  47.  
  48. You must enter clients before entering task data.  I don't have 
  49. all that many new clients, so I did not attempt to allow new 
  50. client entry from the task entry screen.  If you have a lot of 
  51. new clients with relatively small account balances, you may wish 
  52. to call clients.prg from entrtask.prg.  Editing client data is 
  53. accomplished from the "clients" selection on the menu.  If the 
  54. system recognizes the client's name, it presumes you wish to edit 
  55. the client record.  If it does not recognize the name, it 
  56. presumes you wish to add a new client, but asks your approval.
  57.  
  58. Task entry is accomplished by specifying a client code number.  If 
  59. the number is left blank, line 23 appears, and you may change the 
  60. date from the system date.  This date is used as the default for 
  61. the task date.  If you have finished data enter, clear the date 
  62. on line 23 using ^Y, then press return.
  63.  
  64. Task edit is a very similar process except you edit by client and 
  65. date.  All records for the client and date are presented for 
  66. edit.  Entry of 0 for the client code will exit the edit program.
  67.  
  68. The bill program will present the billing data to the screen or 
  69. produce a formatted statement at the printer.  You may review all 
  70. the activity on any date or period between dates, or you may 
  71. review activity for one client over any period.  The monthly 
  72. billing covers all clients from the first of one month to the 
  73. first of the next.  Note that the ending date is not included in
  74. the report!
  75.  
  76. I haven't decided what to do with the unused menu selections.  
  77. Maybe some of you folks will finish the system for me?  These 
  78. places usually wind up with file maintenance and repair 
  79. utilities.  One of these checks files for control characters, 
  80. etc; and replaces such bad characters with <*> and records the 
  81. bad record number.  The payments program will also go in this 
  82. menu when finished.  It will have to be expanded to accept two 
  83. digit selections.
  84.  
  85. Have fun.  I would appreciate comments and suggestions.  I wish I 
  86. had more time before submitting this little piece.  What you see 
  87. represents maybe ten or so hours of fooling around in the 
  88. evenings.
  89.